Пошаговый план по организации конференций, включая питание и кофе-брейки

Организация конференций, выставок и презентаций остается одним из наиболее эффективных способов представления информации о компании и ее достижениях в конкретной сфере. События, требующие физического присутствия участников, по-прежнему пользуются высоким спросом и привлекают многочисленную аудиторию.

Современные технологии позволяют также расширить охват и пригласить на мероприятие участников, которые не в состоянии физически присутствовать на месте. Эти события, находящиеся на пересечении офлайн и онлайн форматов, стали обыденными и доступными благодаря применению современного цифрового оборудования, которое не вызывает помех при передаче данных.

• Продумать концепцию. Для успешной организации высококлассной конференции необходимо ясно определить ее основную идею. Общая концепция объединит презентации и выступления, придавая участникам понимание, зачем им стоит участвовать в мероприятии.
• Создание детального плана мероприятия. Подробное планирование каждого аспекта программы, включая перерывы и обеды, является ключевым элементом успеха. Доклады должны быть организованы в логической последовательности, а интервалы между ними оставлены для вопросов и обсуждений.
• Тщательный выбор участников. Приглашайте людей, чей интерес соответствует теме конференции. Приглашения спикерам и слушателям следует отправить заранее, учитывая возможные изменения в их планах.
• Поиск финансовой поддержки. Организация высококлассной конференции требует значительных финансовых ресурсов. Привлечение спонсоров может помочь в этом. Они не только могут привлечь дополнительных участников, но и усилить общественное внимание к мероприятию.
• Выбор и подготовка места проведения. Место проведения конференции играет важную роль в восприятии мероприятия его участниками. Подготовка помещения и оборудования, такого как компьютеры, микрофоны и проекторы, необходима для успешного проведения. Предлагаем посмотреть площадки для проведения мероприятий, которые мы рекомендуем.
• Организация питания. Ни одно успешное мероприятие не может не включать в себя продуманное питание для гостей. Для конференции отлично подойдет формат кофе-брейка или фуршета. Мы можем помочь с подбором меню и обслуживанием. Посмотретьварианты кофе брейка можно по ссылке.
• Организация развлечений для участников. Если конференция продолжается несколько дней, важно предусмотреть разнообразные формы досуга для гостей. Кстати, отличной идеей станут food станции с демонстрационным приготовлением интересных блюд или выездные бары с популярными напитками. Такое гости точно оценят. Также необходимо организовать прием и регистрацию участников, особенно для тех, кто приезжает из других городов.
• Финальный этап. Завершение конференции не означает завершения работы организаторов. Необходимо подготовить публикации и пресс-релизы для СМИ, собрать обратную связь от участников и спикеров, а также распространить их в профильных сообществах. Эти социальные подтверждения будут полезны, если планируется ежегодное проведение конференции.

На этапе выбора места проведения конференции, рекомендуется проверить возможность организации питания непосредственно на территории отеля или гостиницы. Если такая опция недоступна, то рекомендуется заранее организовать услуги кейтеринговой компании или мобильного ресторана. Идеальным вариантом является устроить краткие перерывы с предложением легких закусок примерно каждые три часа.

Не забудьте назначить команду, которая будет отвечать за все организационные вопросы, важно не возлагать все на плечи 1 сотрудника, иначе есть риски что-то забыть или сделать не качественно. Можно разделить обязанности по группам ответственности, например: билеты, реклама, меню на конференцию, список гостей, программа и тд.

Продумайте как заполнить время на отдых в перерывах между конференциями. Например, можно заказать food станции с закусками и выпечкой или выездной бар с кофе или чаем. Тогда гости смогут устроить 5-минутный перерыв за чашечкой ароматного кофе с десертом и обдумать программу мероприятия.