Как правильно составить запрос на банкетное обслуживание

Запрос на кейтеринговое обслуживание в формате банкета — это не формальность и не «письмо для галочки». Это рабочий документ, от которого напрямую зависят:

• точность сметы;
• состав меню;
• количество персонала;
• логистика и тайминг;
• итоговое качество мероприятия.

На практике большинство ошибок возникает не на стороне кейтеринга, а на этапе постановки задачи. Неполный запрос почти всегда приводит либо к завышенной смете «с запасом», либо к пересборке проекта в последний момент.

Хороший запрос отвечает на один ключевой вопрос: в каких условиях, для кого и в каком формате будет проходить банкет. Всё остальное — детали, но без них невозможно корректное планирование.

Первое, с чего начинается любой расчёт — формат обслуживания. Его нельзя подменять общими формулировками.

Нужно указать конкретно:

• банкет с рассадкой или нет;
• приветственный фуршет (нужен или нет?);
• коктейльный приём;
• гала-ужин;
• смешанный формат (например, фуршет + банкет).

От формата напрямую зависят нормы еды, количество персонала, тип сервировки и длительность обслуживания.

Ошибка: «Нужен банкет, но чтобы можно было походить».

Правильно: «Банкет с рассадкой + welcome-фуршет 40 минут».

Повод определяет стиль меню, уровень сервиса и подачу.

Важно указать:

• корпоратив / деловое мероприятие;
• частный праздник;
• официальный приём;
• юбилей компании;
• награждение, презентация, закрытие проекта
• новый год, благотворительный прием, 8 марта

Для деловых мероприятий акцент делается на удобство и тайминг, для праздничных — на разнообразие и визуальную подачу.

Минимальный набор информации:

• дата мероприятия;
• время начала обслуживания;
• предполагаемая продолжительность.

Продолжительность критична: банкет на 2 часа и на 5 часов — это разные объёмы еды, персонала и логистики.

Важно: если точное время пока неизвестно, указывайте диапазон.

Даже идеальное меню не сработает без понимания локации или площадки, где будет проводиться событие.

В запросе нужно указать:

• адрес;
• тип площадки (офис, лофт, ресторан, загородный дом);
• наличие кухни или только технического помещения;
• лифт / этаж / ограничения по разгрузке;
• время заезда и выезда.

Если площадка уже выбрана — это значительно ускоряет расчёт. Если нет — это тоже нужно указать. У нас есть каталог проверенных мест для проведения ваших мероприятий, посмотреть можно по ссылке.

Недостаточно написать «примерно 50 человек». Корректно указывать:

• минимальное и максимальное количество гостей;
• предполагаемый состав (сотрудники, руководство, партнёры);
• наличие детей (если есть);
• возможные диетические ограничения.

Это влияет на баланс меню и процент закусок разных категорий.

Запрос не должен содержать список блюд, если вы не уверены в формате. Но векторы нужно обозначить.

Что стоит указать:

• предпочтения по кухне (европейская, смешанная);
• нужен ли акцент на мясные блюда;
• требуется ли горячее;
• наличие десертной части;
• принципиальные ограничения (без свинины, вегетарианские позиции и т.д.).

Ошибка: «Меню на ваше усмотрение».

Правильно: «Фуршет с акцентом на сытные закуски, без экзотики».

Обязательно уточняется:

• нужны ли безалкогольные напитки;
• предполагается ли алкоголь;
• формат бара (классический / коктейльный / тематический);
• требуется ли персонал для обслуживания напитков.

Даже если алкоголь предоставляет заказчик, кейтеринг менеджер должен знать об этом заранее.

Если они планируются — их нужно указать сразу:

• обслуживание официантами;
• выездной шоу бар;
• гастрономические станции;
• декор и сервировка;
• аренда мебели и текстиля.

Это позволяет избежать ситуации, когда услуга «всплывает» за 2 дня до мероприятия.

Это необязательный, но крайне полезный пункт. Даже примерный диапазон помогает:

• предложить релевантный формат;
• избежать лишних итераций;
• не тратить время на неподходящие решения.

Формулировка может быть нейтральной: «Рассматриваем несколько вариантов в среднем бюджете».

Коротко, но профессионально запрос может выглядеть так:

• Банкет с рассадкой на 80 человек, корпоратив, декабрь.
• Площадка — офис, есть техническая кухня.
• Продолжительность — 4 часа.
• Нужны: меню, обслуживание официантами, сервировка, безалкогольные напитки.
• Предпочтение — классическая европейская кухня, без экзотики.
• Просим подготовить 2–3 варианта КП.

• отсутствие формата мероприятия;
• нет информации о площадке;
• «плавающее» количество гостей без диапазона;
• противоречивые ожидания (минимальный бюджет + сложный формат);
• запрос «на вчера» без указания срочности.

Хорошо составленный запрос на банкетное обслуживание — это половина успешного мероприятия. Он позволяет кейтеринговой компании сразу предложить точное решение, а не угадывать ожидания заказчика. Чем чётче вводные данные, тем быстрее вы получите корректное коммерческое предложение и тем меньше правок потребуется в процессе подготовки.

Если нет опыта в формировании таких запросов, лучше сразу опираться на структуру и задавать параметры — это экономит ресурсы с обеих сторон и повышает качество результата.